PT Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) sebagai bagian dari Kimia Farma Group mendukung penerapan SMAP sebagai upaya pencegahan tindak korupsi dan penyuapan serta sesuai dengan good corporate governance. Itu sebabnya perusahaan siap memastikan jika SMAP sudah diterapkan dengan baik di perusahaan.
Melakukan Audit Internal
Perusahaan akan melakukan audit internal pada waktu yang telah direncanakan. Sebelum melakukannya, perusahaan akan memastikan jika audit internal sesuai dengan persyaratan ISO 37001:2016, persyaratan SMAP yang sudah ditentukan, persyaratan customer dan UU yang berlaku serta diimplementasikan dengan efektif.
Audit internal dijalankan dengan wajar, berbasis risiko dan proporsional. Agar proses audit internal berjalan sebagaimana mestinya dan tidak adanya keberpihakan, FKAP akan memastikan proses audit dilakukan orang yang tepat, mandiri dan pihak ketiga yang sesuai dan menjamin tak ada auditor yang melakukan audit pada lingkup kerja sendiri.
Program audit internal ini dilaksanakan setiap tahun. Dari hasil audit tersebut perusahaan harus memastikan bahwa penerapan SMAP sudah memenuhi persyaratan standar ISO 37001:2016 dan standar perusahaan serta dipelihara dengan efektif.
Unit terkait akan bertanggung jawab dalam mengelola rencana audit dan melaporkan hasilnya. Pejabat yang diaudit segera melakukan perbaikan apabila ditemukan ketidaksesuaian. Kegiatan tindak lanjut itu meliputi verifikasi tindakan dan pelaporan hasil verifikasi.
Peninjauan oleh Manajemen
Manajemen yang meninjaunya adalah Manajemen Puncak, Dewan Pengarah dan Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan.
Manajemen Puncak
Manajemen Puncak melaksanakan Rapat Tujuan Manajemen (RTM) secara berkala minimal satu tahun sekali. Proses rapat ini telah diatur dalam prosedur Tinjauan Manajemen. Dilaksanakannya RTM untuk memastikan jika kinerja SMAP sudah efektif dan sesuai serta selaras dengan tujuan perusahaan.
Hasil tinjauan Manajemen Puncak melingkupi keputusan terkait dengan kebutuhan untuk perubahan pada SMAP dan peluang peningkatan berkelanjutan. Ringkasan dari hasil tinjauan ini akan dilaporkan ke Dewan Pengarah.
Dewan Pengarah
Dewan Pengarah (Komisaris) melakukan tinjauan berkala untuk SMAP dengan FKAP. Peninjauannya berdasarkan informasi dari Manajemen Puncak dan FKAP juga informasi lain yang diminta dan diperoleh Dewan Pengarah. Kegiatan tinjauan dari Dewan Pengarah ini dapat dilaksanakan bersamaan dengan tinjauan manajemen atau FKAP.
Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan (FKAP)
Peninjauan oleh FKAP dilakukan minimal sekali dalam satu tahun dengan tujuan mengetahui apakah SMAP diterapkan dengan efektif dan sudah cukup efisien mengelola risiko penyuapan di perusahaan. Setelah itu FKAP melaporkan kecukupan penerapan SMAP, mencakup hasil audit dan investigasi, kepada Manajemen Puncak pada rentang waktu terencana.
KFTD akan menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti sudah dilaksanakannya tinjauan oleh Manajemen Puncak dan Dewan Pengarah. Dengan ini, perusahaan akan langsung tahu seberapa efektif SMAP yang telah diterapkan di perusahaan.